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Informationen für Pfarrer und Leitungsteam

Interner Bereich

Für die Verantwortlichen in der Leitung und der Verwaltung der Pfarrei entsteht in unregelmäßigen Abständen die Situation, in der sie sich mit der Führung und der Aufbewahrung der Akten auseinandersetzen müssen, die im Zuge der Pfarrverwaltung entstanden sind: die für die Aufbewahrung der Akten vorgesehenen Regale sind völlig überfüllt, ein Pfarrbüro muss aufgelöst und die Verwaltungstätigkeit an ein anderes Büro übertragen werden, vor dem Verkauf eines Pfarrhauses muss es ausgeräumt und mit den noch vorhandenen Akten muss irgendwie umgegangen werden. Sicher sind nicht alle Akten, die im Pfarramt entstehen, dauerhaft aufzubewahren. Ebenso wenig können aber alle Unterlagen vernichtet werden. Das für die Dokumentation der Geschichte der Pfarrei wichtige Schriftgut muss identifiziert und auf Dauer gesichert werden. Dazu steht Ihnen in diesen und in allen anderen Fällen, in denen der Umgang mit dem laufenden, dem älteren Schriftgut oder dem Archivgut der Pfarrei betroffen ist, das Bistumsarchiv mit Rat und Tat zur Seite.

Damit Sie sich einen Überblick über die Dienstleistungen des Bistumsarchivs verschaffen und Ihre Kontaktaufnahme mit uns vorbereiten können, stellen wir Ihnen Informationen und Formulare zur Verfügung.

  • Wie führe ich laufende Akten?

    Bei der Führung und Ordnung der laufenden Akten unterstützt Sie der Aktenplan für die Pfarreien und Pfarreiengemeinschaften im Bistum Trier. Insbesondere die Einleitung erklärt ausführlich, worauf es bei der Führung von Verwaltungsakten ankommt und wie der Aktenplan anzuwenden ist.

  • Wie gehe ich vor, wenn Akten ausgesondert werden sollen?

    Um den Bestand an aktuellen Akten übersichtlich zu halten, sollte er in regelmäßigen Abständen auf seine Aktualität hin kontrolliert werden. Alle Unterlagen, auf die nicht mehr regelmäßig zurückgegriffen wird, können aus dem laufenden Bestand aussortiert werden. Dabei ist festzustellen, ob für die einzelne Akte eine Aufbewahrungsfrist festgesetzt und diese ggf. bereits abgelaufen ist.

    Akten, deren Aufbewahrungsfrist läuft, sind geordnet an einem geeigneten Ort aufzubewahren, müssen aber nicht wertvolle Kapazitäten in den Regalen der laufenden Registratur belegen. Die Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Dieses entscheidet zusammen mit dem Pfarrbüro über die dauernde Aufbewahrung (Archivwürdigkeit) der Akten (Bewertung). Nicht archivwürdige Unterlagen können vernichtet werden.

    Bei der Bewertungsentscheidung unterstützen wir Sie gerne vor Ort. Bitte nehmen Sie dazu rechtzeitig Kontakt mit uns auf. In einer kleinen Übersicht haben wir dargestellt, wie ein solcher Ortstermin ablaufen kann und wie Sie ihn vorbereiten können (s. u.).

  • Wie sollte Schriftgut im Pfarrarchiv aufbewahrt werden?

    Informationsträger der im Pfarrarchiv aufbewahrten Unterlagen ist vor allem Papier. Nur wenige Einzelstücke sind auf Pergament geschrieben oder bestehen aus anderen Materialien wie z. B. Wachs, Wolle, Leder oder andere. Papier und die meisten anderen Informationsträger bestehen aus Material, das natürlichen Zerfallsprozessen unterworfen ist. Um Archivgut dennoch dauerhaft zu erhalten, müssen diese Prozesse soweit irgend möglich verzögert werden. Am effektivsten ist dies durch eine Lagerung unter bestimmten klimatischen Bedingungen zu erreichen. Für die Aufbewahrung von Archivgut ist ein konstantes Raumklima von 18°C und 50% relative Luftfeuchte anzustreben. Werden diese Werte im Jahresverlauf deutlich verfehlt, riskiert man schließlich den Zerfall des Archivguts.

    Darüber hinaus sollte Archivgut licht- und staubdicht in säurefreies Material verpackt werden.

    Um einen Zugang zu ermöglichen und das Archivgut vor Verlust zu schützen, müssen die Unterlagen geordnet aufbewahrt werden. Von Vorteil ist zweifelsohne die Bestellung eines (ehrenamtlichen) Archivpflegers, den wir gerne bei seiner Tätigkeit unterstützen.

    Die wichtigsten Informationen und Daten zum Umgang mit Schriftgut in Registratur und Archiv haben wir in einem Merkblatt für Sie zusammengestellt (s. u.).

  • Wie und von wem kann das Pfarrarchiv genutzt werden?

    Gemäß den Regelungen der Kirchlichen Archivordnung und der Benutzungsordnung für die Archive im Bistum Trier darf jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen kann, das Pfarrarchiv nutzen. Dies gilt jedoch nicht ohne Weiteres, sondern ist an gewisse Voraussetzungen geknüpft. Die wichtigsten Voraussetzungen sind folgende:

    • Der zu benutzende Bestand ist geordnet.
    • Für die Nutzung steht ein geeigneter Raum zur Verfügung.
    • Die Beaufsichtigung der Nutzung ist gewährleistet, um die Einhaltung der rechtlichen Regelungen und der bestandserhaltenden Verhaltensweisen im Umgang mit dem Archivgut zu sichern.
  • Wann sollte das Pfarrarchiv im Bistumsarchiv deponiert werden?

    Damit das Pfarrarchiv gut und sicher aufbewahrt ist, muss es in einem

    • ausreichend großen,
    • abgedunkelten,
    • abschließbaren Raum untergebracht werden können,
    • der die erforderlichen klimatischen Bedingungen (18°C bei 50% rel. Luftfeuchte) erfüllt.

    Um die Vollständigkeit des Bestands zu wahren und den Verlust von Archivgut zu verhindern, sollte

    • das Schriftgut geordnet aufbewahrt und möglichst
    • ein (ehrenamtlicher) Archivpfleger bestellt werden.

    Können eine diese Bedingungen vor Ort nicht erfüllt werden, sollte das Archivgut dem Bistumsarchiv anvertraut werden.

  • Bleibt die Pfarrei Eigentümerin ihres Pfarrarchivs nach der Deponierung im Bistumsarchiv?

    Ja.

  • Wie läuft die Übergabe des Pfarrarchivs an das Bistumsarchiv ab?

    1. Die zu übergebenden Unterlagen sind zu identifizieren.

    2. Bewertungsentscheidung des Bistumsarchivs (dabei werden alle auszusondernden Akten in Augenschein genommen). Unterschieden werden:
      a) dauerhaft aufzubewahrende Akten (Archivgut),
      b) Fristakten (können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden) und
      c) zu vernichtende Akten

    3. Einpacken des Archivguts und Transport nach Trier.
  • Was muss ich tun, wenn Schäden am Archivgut (z. B. Schimmelbefall) festgestellt werden?

    1. Bistumsarchiv informieren

    2. Schäden möglichst eindeutig bestimmen und Ursache(n) ermitteln

    3. Schäden beheben (z. B. in Zusammenarbeit mit der Club Aktiv gGmbH, Akten- und Bucherhaltung)

    4. Weitere Schäden vermeiden, heißt also über zukünftigen Umgang mit dem Archivgut entscheiden